Workshops

Specifiek voor Project Portfolio Management hebben wij de een rollenspel en workshops ontwikkeld.

  1. Rollenspel besluitvorming Portfolio Board

Besluitvorming over projecten vindt plaats door een stuurgroep of project board. Wanneer er sprake is van een portfolio van projecten ontstaat al snel de behoefte aan een specifiek orgaan voor de besluitvorming over de projecten heen. In een dergelijk overleg spelen de onderlinge afhankelijkheden een grote rol. Veel voorkomende vragen in een dergelijk gremium zijn:

  • ‘Welk project krijgt het laatste deel van het budget?’
  • ‘Hoe gaan we de benodigde besparingen over de projecten verdelen?’
  • ‘Welk project krijgt die specifieke kritische resource?’

Het rollenspel maakt duidelijk dat het niet volstaat om een aantal rolhouders bij elkaar te zetten om hen aan de hand van een projectenoverzicht te laten besluiten. Voor succesvolle besluitvorming is meer nodig. Op een ludieke manier worden de valkuilen in het besluitvormingsproces zichtbaar gemaakt.

Het rollenspel is al meerdere keren met succes uitgevoerd, o.a. tijdens de Projectmanagement Parade 2008 van IPMA-NL, tijdens een bijeenkomst van de interessegroep Project en Portfolio Management van IPMA-NL en voor de directie en management van een waterschap.

Dit rollenspel kan worden ingezet om binnen uw organisatie aandacht te vragen voor besluitvorming over projecten. ATLIS maakt voor uw organisatie het rollenspel ‘op maat’.

Met dit rollenspel worden de aanwezigen zich bewust van het nut en specifieke eigenschappen van portfolio management. Dit moment kan heel goed gebruikt worden door na het rollenspel een inventarisatie van de situatie in de eigen organisatie te doen in de vorm van een workshop. Waarna de deelnemers met actiepunten de volgende dat direct aan de slag kunnen.

  1. Workshop Portfolio Management

ATLIS Projectmanagement lanceert de workshop: “Portfoliomanagement". Deze interactieve workshop gaat in op de theoretische basis van portfoliomanagement, het vertalen van strategische doelen naar meetbare criteria en het vormgeven aan portfoliomanagement als bedrijfsproces. Elk onderdeel wordt ondersteund met oefeningen aan de hand van een case. Na het volgen van deze workshop kunt u scherper omschrijven hoe portfoliomanagement juist voor uw organisatie waardevol is, heeft u inzicht gekregen in de kritische succesfactoren om portfoliomanagement in de praktijk te brengen en heeft uw een aantal handvatten die u direct in u eigen werkomgeving kunt toepassen.

Programma van de workshop “Portfoliomanagement”

  • Introductie
  • De theorie van portfolio management
  • Van beleid tot operationele doelstellingen

Met behulp van casussen zullen de deelnemers bedrijfsstrategieën analyseren en deze SMART opstellen. De gegeven metriek zal gebruikt worden om portfolio’s te analyseren.

  • Procesontwerp: welke stappen worden ondernomen om een portfolio te analyseren

Wanneer een bedrijfsstrategie goed is opgebouwd vormt deze een basis voor het analyseren van een portfolio en voor het nemen van besluiten. De meest gebruikte stappen worden besproken.

  • Rollenspel Portfolio Management

In de praktijk blijkt het lastig te zijn om rationele beslissingen te nemen. In deze laatste oefening zullen de deelnemers beschrijvingen ontvangen van hun rol en politieke belangen. Ze vormen een Project Portfolio Board en krijgen inzicht in de methode en mogelijke valkuilen die beslissers tegenkomen. Het rollenspel staat hierboven op deze pagina beschreven.

  • Afsluiting en evaluatie
  1. Thema Workshops

Bij de invoering van Project Portfolio Management in uw organisatie kunnen verschillende thema’s om bijzondere aandacht vragen. In samenwerking met onze partners kunnen wij specifieke workshops voor u verzorgen. Voorbeelden van dergelijke thema’s zijn:

  • Financiën: Welke financiële aspecten van het portfolio moet ik in beeld hebben?
  • Risicomanagement: Hoe verhouden projectrisico’s zich tot het portfolio?
  • Processen: Wat zijn de cruciale processen en hoe richt ik die in?
  • Rapportages: Wat zijn de verschillen tussen project- en portfolio-rapportages?
  • Rollen: Welke portfolio rollen heb ik nodig en hoe vul ik ze in?
  • Gedrag: Wat te doen aan irrationele besluitvorming

Een goede invulling is alleen mogelijk als de workshop wordt afgestemd op uw organisatie. Wij bespreken graag met u wat de mogelijkheden voor u zijn. Neem contact op.